QUÉ ESTÁ EN RIESGO

¿QUÉ SON LOS VEHÍCULOS DE FLOTA? 

Los vehículos de la flota son grupos de vehículos de motor que son propiedad o están alquilados por una empresa, una agencia gubernamental u otra organización en lugar de por un individuo o una familia. Ejemplos típicos son los vehículos operados por empresas de alquiler de coches, empresas de taxis, servicios públicos, empresas de autobuses públicos y departamentos de policía. 

CUÁL ES EL PELIGRO

PROBLEMAS DE LA FLOTA DE VEHÍCULOS 

Por término medio, un solo accidente de tráfico relacionado con el trabajo puede costar a un empleador al menos 16.500 dólares. Si hay heridos, esa cifra puede cuadruplicarse. Si hay una víctima mortal, los costes pueden superar el medio millón de dólares. Si sus empleados conducen como parte de su trabajo, su compromiso con la seguridad laboral se extiende a los vehículos que conducen.

Para minimizar los elevados costes indicados anteriormente y, lo que es más importante, para garantizar que sus empleados estén seguros en todo momento, un programa de mantenimiento adecuado para los vehículos de la empresa y un programa de conducción segura son dos componentes fundamentales.

EL PAPEL DE LOS EMPLEADOS 

Los empleados desempeñan un papel fundamental en el éxito de un programa de mantenimiento adecuado para los vehículos de la empresa. 

Los trabajadores son los que conducen los vehículos de la flota y sirven de ojos y oídos ante cualquier problema del que usted no sea consciente. Al igual que hacen las empresas de alquiler de vehículos, puede tener una hoja de control que los trabajadores utilicen al sacar y devolver un vehículo. Pueden informar de cualquier daño que se produzca y de si el vehículo hace un sonido extraño o funciona mal. Los empleados también deben informar de cualquier accidente o casi accidente que se produzca al utilizar un vehículo de la empresa.

COMO PROTEGERSE

MEJORES PRÁCTICAS DE LOS EMPLEADOS PARA MANTENERSE SEGUROS EN LA CARRETERA

Exponga claramente las expectativas y los requisitos para utilizar un vehículo de la empresa. Asegúrese de que los empleados conocen las repercusiones del mal uso. Los empleados representan a la empresa cuando viajan por negocios.

Las expectativas de uso deben incluir lo siguiente:

• Respetar todas las leyes de tráfico aplicables, incluidas las relativas a la velocidad y la conducción distraída.
• Saber qué hacer cuando se ven involucrados en un accidente, independientemente de quién sea el culpable.
• Cómo contactar con la asistencia en carretera si es necesario.
• Asegurarse de que el vehículo está apagado, cerrado y con las llaves quitadas cuando se deja un vehículo sin vigilancia.

MÁS AYUDA PARA LOS EMPLEADOS

• Deben discutirse y demostrarse los procedimientos para inspeccionar un vehículo y cómo informar de cualquier problema. 
• Las reuniones realizadas en el área de estacionamiento de la flota pueden mostrar a los empleados cómo llevar a cabo la inspección que debe realizarse cuando se saca y se devuelve un vehículo.
• Todos los empleados deben ser conscientes de que pueden producirse inspecciones aleatorias, para que los empleados no ignoren el examen de un vehículo antes y después de su uso. 

FORMAS DE CONSEGUIR QUE LOS EMPLEADOS CUIDEN LOS VEHÍCULOS – CONSEJOS 

El vehículo de la empresa suele ser lo primero que ve un cliente, por lo que los vehículos de la flota deben mantenerse impecables. Aunque los propietarios de las empresas no pueden estar seguros de que sus empleados utilizarán los vehículos adecuadamente y los mantendrán bien por dentro y por fuera. Contratando a un gestor de flotas, usted tendrá a alguien trabajando cada día para asegurarse de que los vehículos de su flota están siendo bien mantenidos.

Crear expectativas – El empleador debe ser claro sobre las expectativas desde el principio. Si sus empleados van a operar vehículos de la empresa, asegúrese de incluir políticas relevantes que expliquen las responsabilidades del conductor. Estas incluyen… el cuidado adecuado del vehículo (por dentro y por fuera), la limpieza y las necesidades de mantenimiento. Los diferentes vehículos de la flota pueden tener diferentes expectativas que pueden depender de la función que desempeñan y de los servicios que presta la empresa. Por ejemplo, los vehículos utilizados para las ventas deben estar bien mantenidos y ser estéticamente agradables, mientras que los vehículos de servicio deben centrarse en el mantenimiento y el estado mecánico. En última instancia, las empresas esperan que los vehículos de su flota tengan un buen aspecto, pero también que sean fiables, para que sus empleados puedan realizar su trabajo. Algunas empresas exigen a sus empleados que firmen un acuerdo de uso del vehículo que proporciona una lista de responsabilidades detalladas que se espera que el conductor siga al conducir el vehículo de la flota. Algunas de ellas son la renovación de la matrícula, los cambios de aceite y el mantenimiento preventivo, así como la disponibilidad de una tarjeta de seguro actualizada. Si se realizan cambios en la política de la flota, proporcione a los operadores de los vehículos una copia actualizada. Se pueden utilizar listas de comprobación rutinarias para ayudar a recordar a los conductores lo que se espera de ellos y para mantenerle informado sobre el estado del vehículo.

Revisiones periódicas al menos cada 3 meses – Los conductores de la flota deben presentar fotos o su vehículo de la flota a sus gerentes para asegurarse de que el vehículo está siendo cuidado por dentro y por fuera.

Incentivar a los empleados para que cuiden su vehículo – Algunas empresas ofrecen una compra a los empleados cuando actualizan los vehículos de la flota. Esto permite al empleado comprar el vehículo que ha estado conduciendo a un precio muy rebajado. También puede llevar a cabo controles continuos de la calidad del vehículo. Si los conductores expresan su interés por la calidad del vehículo, es más probable que se preocupen por mantenerlo en perfecto estado.

COMUNICAR DE FORMA REGULAR Y COHERENTE A LOS CONDUCTORES

El empleador debe comunicarse con los conductores para asegurarse de que entienden las expectativas y sus responsabilidades. Proporcionarles boletines informativos, formación y listas de comprobación ayuda a motivarles para que mantengan su vehículo. Elogiar públicamente un trabajo bien hecho es otra gran manera de animar a sus conductores a valorar sus bienes. Los conductores quieren saber que usted los valora a ellos y a su seguridad. Si saben que usted cuidará de ellos, cuidarán de usted y de sus bienes. Invierta en su seguridad. Si no se sienten valorados, es posible que no den a su empresa y a los vehículos de la flota más de lo necesario. Los gestores de flotas deben comunicarse directamente con los conductores y salir al campo para entender su perspectiva. Hable con sus empleados cara a cara y pregúnteles cómo puede ayudarles a realizar su trabajo.

CAPACITE A LOS EMPLEADOS

Capacite a los empleados generando un programa de seguridad en la conducción. Los temas como los rebufos, el cumplimiento de las leyes de tráfico, el uso del cinturón de seguridad y los consejos para la conducción en invierno pueden abordarse a través de un boletín mensual, una reunión periódica o una página web especial.

CONCLUSIÓN

Es imprescindible mantener una comunicación constante y regular con los empleados. Como usted no suele estar con ellos en la carretera, no sabe lo que puede ocurrir con un vehículo, pero ellos sí. Lo que usted no sabe no sólo puede perjudicar su cuenta de resultados, sino que también puede perjudicar literalmente a los empleados.