¿QUE ESTÁ EN RIESGO?

Los empleados y los empleadores necesitan conocer sus respectivos derechos y responsabilidades en virtud de la norma de regulación federal de OSHA sobre el acceso a la exposición de los empleados y a los registros médicos en los dos siguientes casos:

• Empleados posiblemente expuestos, a o uso de sustancias tóxicas o agentes físicos dañinos en los lugares de trabajo.
• Empleador que tiene empleados que pueden estar expuestos.

¿CUÁL ES EL PELIGRO?

La pregunta es ¿cuáles son esas exposiciones que representan un peligro para los empleados?

El estándar de OSHA cubre los registros que revelan y documentan la cantidad de exposición de los empleados a “sustancias tóxicas y agentes físicos dañinos”. Pueden incluir lo siguiente:

• Metales y polvos, como el plomo, el cadmio y la sílice.
• Agentes biológicos, como bacterias, virus y hongos.
• Estrés físico, como el ruido, el calor, el frío, la vibración, el movimiento repetitivo y la radiación ionizante y no ionizante.

Según la reglamentación de la OSHA, una “sustancia tóxica o agente físico nocivo” que represente un peligro para la salud humana debe:

1. figurar en la última edición del Registro de Efectos Tóxicos de las Sustancias Químicas de la NIOSH,
2. haber dado pruebas positivas de un peligro agudo o crónico para la salud en pruebas realizadas por el empleador o que éste conozca, o
3. ser objeto de una hoja de datos de seguridad de materiales (MSDS) mantenida por el empleador o que éste conozca, en la que se indique que el material puede representar un peligro para la salud humana.

COMO PROTEGERSE

1. Los empleados bajo el estándar de OSHA tienen derechos designados.

Derecho de acceso

¿Qué es “acceso”?

• Acceso significa el derecho a examinar y copiar los registros médicos y de exposición. Como empleado, tiene derecho a acceder a los registros médicos y de exposición y a los análisis basados en estos registros que conciernen a su empleo.

Método de acceso

Como empleado, usted y sus representantes designados pueden acceder a sus registros médicos y de exposición de una de estas tres maneras:

• El empleador puede darle una copia del documento, o
• El empleador puede proporcionarle facilidades para copiar el documento, o
• El empleador puede prestarle el documento para copiarlo fuera de la empresa.

No hay registros

Si su empleador no tiene ningún registro que registre específicamente sus propios niveles de exposición, puede acceder a los registros de exposición de los empleados que trabajan en condiciones laborales o de trabajo similares y que pueden haber experimentado exposiciones similares a las suyas. Los registros de exposición de los empleados incluyen lo siguiente:

• Acceso al representante de los empleados designados

La norma de la OSHA reconoce dos tipos de representantes designados: 1) una persona u organización a la que el empleado ha dado autorización por escrito para acceder a sus registros médicos o de exposición, y 2) un agente de negociación colectiva reconocido o certificado. Para acceder a la información de los empleados, los representantes de los empleados deben seguir requisitos muy específicos, como los siguientes:

• Registros de exposición de los empleados.
• Historial médico de los empleados

Tipos de registros

• Resultados de la vigilancia del aire del lugar de trabajo o mediciones de sustancias tóxicas o agentes físicos nocivos en el lugar de trabajo, incluyendo resultados de muestreo personales, de área, de agarre, de limpieza o de otras formas.
• Los resultados del control biológico, como los resultados de los análisis de sangre y orina.
• Hojas de datos de seguridad de materiales (MSDS) que contienen información sobre los peligros de una sustancia para la salud humana.

Otros registros de empleados

También puede acceder a los registros médicos de cualquier empleado relativos a su estado de salud que hayan sido creados o mantenidos por un médico, enfermero, profesional de la salud o técnico. Los registros médicos de los empleados incluyen lo siguiente:

• Cuestionarios o historiales médicos y de empleo.
• Los resultados de los exámenes médicos y las pruebas de laboratorio.
• Opiniones médicas, diagnósticos, notas de progreso y recomendaciones.
• Registros de primeros auxilios.
• Descripciones de tratamientos y prescripciones.
• Quejas médicas de los empleados.

Recopilación de análisis

• Además, podrá acceder a cualquier análisis -compilaciones de datos o estudios estadísticos- de los registros médicos y de exposición de los empleados que se refieran a sus condiciones de trabajo o a su lugar de trabajo. Sin embargo, si un análisis incluye información que podría utilizarse para identificar directa o indirectamente a empleados individuales, el empleador está obligado a eliminar estos “identificadores” en la medida de lo posible antes de permitir el acceso del empleado al análisis. Entre los ejemplos de identificadores se incluyen el nombre, la dirección, el número de seguridad social y el cargo del empleado

1. Los empleadores tienen responsabilidades bajo el ESTÁNDAR OSHA.

• Preservar y mantener registros médicos y de exposición precisos de cada empleado.
• Informar a los trabajadores de la existencia, ubicación y disponibilidad de esos registros médicos y de exposición.
• Dé a los empleados cualquier material informativo sobre esta norma que OSHA ponga a su disposición.
• Ponga los registros a disposición de los empleados, sus representantes designados y a OSHA, según sea necesario.
• Acceder a la exposición y a los registros médicos relevantes para el empleado de forma gratuita, con / en un período de tiempo razonable.

No los registros

• Las muestras físicas, como las muestras de sangre y orina.
• Los registros relativos a las reclamaciones de seguro médico si (1) se mantienen separados de su programa médico y sus registros, y (2) no son accesibles por el nombre del empleado u otro identificador personal (por ejemplo, el número de seguro social o la dirección del domicilio).
• Registros creados sólo para su uso en litigios que tienen el privilegio de ser descubiertos.
• Registros creados como parte de los programas de asistencia voluntaria a los empleados, como los registros de abuso de alcohol y drogas o de asesoramiento personal, si se mantienen separados de su programa médico y sus registros.
• Información secreta comercial que implique procesos de fabricación o un porcentaje de una sustancia química en una mezcla, siempre que informe a los profesionales de la salud y a los empleados y sus representantes designados de que ha eliminado esa información de los registros médicos y de exposición.

No hay registros de exposición

• Si el empleador no tiene registros de exposición que documenten la cantidad de una sustancia tóxica o agente físico nocivo a la que el empleado solicitante ha estado expuesto, el empleador debe entregar al empleado solicitante los registros de otros empleados (sin sus identificadores personales) con funciones o condiciones de trabajo similares que indiquen razonablemente la cantidad y la naturaleza de las exposiciones a las que el empleado que solicita los registros puede haber estado expuesto.
• También puede exigirle al empleador que suministre registros de exposición que indiquen razonablemente la cantidad y la naturaleza de las sustancias tóxicas o los agentes físicos nocivos en un lugar de trabajo determinado, o que se utilicen en una condición de trabajo específica, a la que se asigna o transfiere el empleado solicitante.

Duración del tiempo de conservación de la información sobre la exposición y de los registros médicos

• Historial médico del empleado por lo menos durante la duración del empleo del empleado más 30 años.
• Registros de exposición de los empleados durante al menos 30 años.
• Análisis utilizando los registros médicos o de exposición de al menos 30 años.

Cesación del negocio

• Transfiera todos los registros sujetos a esta norma al empleador sucesor O, si no hay sucesor, notifique a los empleados actuales al menos 3 meses antes del cierre de la empresa su derecho a acceder a sus registros. También debe transferir los registros que deben conservarse según esta norma al Instituto Nacional de Seguridad y Salud Ocupacional (NIOSH), o notificar por escrito al Director del NIOSH su intención de deshacerse de los registros 3 meses antes de dicha eliminación.

Jurisdicción aplicable

• OSHA requiere que los estados con sus propios programas de seguridad y salud tengan reglas y programas de aplicación que sean al menos tan efectivos como los del programa federal.
• Si usted es un empleado de un plan estatal aprobado por OSHA, tiene los mismos derechos que los empleados de los estados bajo la jurisdicción federal de OSHA, pero su plan estatal puede tener requisitos adicionales.
• Si usted es un empleador en un plan estatal, tiene por lo menos las mismas responsabilidades y derechos que los empleadores en los estados bajo la jurisdicción federal de OSHA, pero su plan estatal puede tener requisitos adicionales.

CONCLUSIÓN

Tanto el empleado como el empleador tienen derechos y responsabilidades en relación con la posible exposición a sustancias tóxicas o agentes físicos nocivos en el lugar de trabajo y su utilización.