Para evaluar el riesgo de violaciones repetidas, primero hay que entender cómo la OSHA hace cumplir sus normas a los empleadores con múltiples instalaciones. Las violaciones repetidas pueden ponerle en la lista de éxitos del Programa de Aplicación Mejorada de OSHA y avergonzar a su empresa.

Una citación de OSHA nunca es algo bueno. Pero ser citado por una violación repetida es especialmente grave. Además de las multas de hasta $70.000 por infracción, las infracciones repetidas pueden hacer que se le incluya en la lista del Programa de Aplicación Mejorada (EEP) por sus siglas en Ingles de OSHA y avergonzar a su empresa.

Las violaciones repetidas no ocurren sólo en compañías que no se preocupan por la seguridad. Incluso las empresas con un historial de seguridad ejemplar pueden ser golpeadas con violaciones repetidas, especialmente si tienen más de una instalación. La razón de esto es que OSHA trata todas las instalaciones de la misma compañía como una sola entidad para propósitos de aplicación de la ley. Por lo tanto, si una instalación es citada y otra propiedad de la compañía es citada por la misma o similar violación, se considera una violación repetida – ¡incluso si las dos instalaciones están en diferentes estados a miles de millas de distancia!

Lo que dice la ley

Para evaluar el riesgo de violaciones repetidas, primero hay que entender cómo la OSHA hace cumplir sus normas a los empleadores con múltiples instalaciones. El Manual de Referencia de la Inspección de Campo de OSHA, es decir, las directrices que OSHA da a sus inspectores y agentes de aplicación, establece diferentes tipos de violaciones. Una violación repetida ocurre básicamente cuando OSHA cita a un empleador por la misma o “sustancialmente similar” condición peligrosa dentro de tres años.

Muchas violaciones repetidas implican citaciones contra los “huevos malos”, los empleadores que no se preocupan por la seguridad y no logran disminuir los peligros. Ejemplo: OSHA cita al dueño de una fábrica por entrenar inadecuadamente a los trabajadores que manejan materiales peligrosos. El dueño lo ignora y no hace ningún cambio. Un año después, OSHA hace una inspección de seguimiento y descubre que el problema aún persiste. El propietario podría ser citado por una violación repetida.

Pero no siempre son los huevos malos los que se golpean. A veces los empleadores bien intencionados son citados por violaciones repetidas. Las cosas pueden ponerse especialmente difíciles cuando una empresa tiene más de una instalación. Esto se debe a que violaciones sustancialmente similares en instalaciones separadas cuentan como violaciones repetidas contra la compañía siempre y cuando las dos instalaciones estén bajo la jurisdicción (es decir, la autoridad legal) de la misma Oficina de Área de OSHA (o en el mismo estado si las instalaciones están en uno de los 21 estados que tienen su propio plan estatal de OSHA).

En la práctica, la OSHA no siempre sigue los límites territoriales cuando emite infracciones repetidas. OSHA comprueba su base de datos nacional para ver si una empresa tiene otras instalaciones fuera del área y si han sido citadas previamente por la misma o similar violación, dicen los abogados. Si es así, OSHA podría citar al empleador por una violación repetida. Si no está seguro de en qué oficina regional y de área de OSHA se encuentran sus instalaciones, vaya a: https://www.osha.gov/html/RAmap.html.

EEP aumenta las expectativas

Evitar la repetición de las violaciones se ha vuelto especialmente importante debido al EEP de la OSHA. Descrito por el ex administrador de la OSHA John Henshaw como un esfuerzo por “poner más tenacidad y fuerza” en la aplicación de la OSHA, el EEP se dirige a empresas con dudosos registros de seguridad para un escrutinio adicional y sanciones más duras. Ser citado por violaciones repetidas es una de las formas en que una compañía puede entrar en la lista de aciertos del EEP.

Más precisamente, OSHA pone a las compañías con violaciones de “alta gravedad” en una lista de “empleadores objetivo”. Las violaciones repetidas se consideran de alta gravedad. Además, si una instalación tiene una violación repetida, todas las demás instalaciones propiedad de la compañía terminan en la lista. Esto es cierto incluso si esas otras instalaciones tienen un historial de seguridad perfecto.

3 pasos para evitar la repetición de violaciones

EEP hace que sea más importante que nunca que las empresas con múltiples instalaciones eviten la repetición de las violaciones. Para ello, debe establecer e implementar un proceso para comunicar y coordinar los esfuerzos de cumplimiento de la OSHA. Es necesario que haya un sistema para que cuando una instalación sea citada por una condición peligrosa, los administradores de todas las demás instalaciones lo sepan. Los administradores pueden entonces evaluar si los mismos peligros existen en su propia instalación y, en caso afirmativo, tomar medidas para abordarlos.

Los expertos sugieren que se utilice una combinación de tres métodos para coordinar los esfuerzos de cumplimiento en todos los establecimientos:

1. Compartir los datos de inspección de la OSHA. Hacer que cada administrador de una instalación envíe una copia de cualquier archivo y correspondencia de inspección de OSHA a la sede corporativa o a otra ubicación central para su distribución a todas las demás instalaciones. Los archivos deben contener notas de inspección, fotos, medidas correctivas y otros materiales.
2. Creación de un Comité de Coordinación. Designar un representante de cada instalación para que sirva en un comité de cumplimiento conjunto. El comité debe reunirse regularmente para informar sobre sus respectivas iniciativas de cumplimiento y los resultados de las inspecciones para que los administradores sepan lo que sucede en todas las demás instalaciones.
3. Distribuir los informes. La sede corporativa debería crear y distribuir un informe mensual que resalte y resuma las actividades de cumplimiento en cada instalación. El informe también resumiría los resultados de cualquier inspección reciente o acciones de cumplimiento de la OSHA.

Breve descripción de los administradores de las instalaciones

• Para coordinar el cumplimiento de la OSHA entre múltiples instalaciones debe educar a los administradores de las mismas. Debes explicar lo que quieres y esperas que hagan y por qué. Su informe debe incluir:
• Explicar qué son las violaciones repetidas y por qué es tan importante evitarlas;
• Explicar cómo una violación en una instalación cuenta contra otras instalaciones; y
• Describir las medidas que está tomando la empresa para coordinar los esfuerzos de cumplimiento y evitar que se repitan las infracciones.